Пандемия привела к значительному снижению потребительской активности, что отразилось на всей цепочке производителей. Однако наиболее сильный удар на себе почувствовали переработчики и профилировщики металлопроката в готовые изделия, как наиболее близкие к потребителю. Ситуация осложняется и тем, что, в отличие от крупных предприятий, у малого и среднего бизнеса практически отсутствует «подушка безопасности», и им приходится рассчитывать только на себя.
Тем не менее кризис создает условия для пересмотра сложившихся практик закупочной деятельности и оптимизации операционных процессов. Тот, кто сможет извлечь из этого непростого времени уроки, с одной стороны, легче его переживет, а с другой — получит преимущество перед конкурентами в будущем.
Говоря об оптимизации закупок, можно выделить два основных направления. Во-первых, улучшение условий приобретения сырья и материалов. Во-вторых, пересмотр и сокращение расходов на саму бизнес-деятельность.
Взаимодействие с поставщиками
Затраты на сырьё и материалы в себестоимости готовой продукции доходят до 70%. Регулярный мониторинг цен поставщиков, анализ их условий поставки, возможность воспользоваться дополнительными сервисами — необходимый минимум не только в условиях кризиса. При этом важно рассматривать весь набор условий в комплексе, не упуская из вида качество продукции и гарантии производителя. «Дешево и сердито» - это, как правило, не лучшее решение в долгосрочной перспективе. При этом для предприятия операционные расходы на обработку документации, доставку, склад, офисный персонал нередко оказываются сопоставимы со стоимостью самого материала. Для этого можно использовать и современные технологии и договариваться с поставщиком.
Оптимизация складских издержек
Для оптимизации складских издержек возможен заказ того количества материала, которое будет минимально необходимо для производства. Это позволит сэкономить и на остатках, и на их хранении. Такие условия предоставляют большинство дистрибуторов, но закупка малой партии у производителя маловероятна – это практически невозможно, если у комбината нет своей разветвлённой дистрибуционной структуры. Но есть исключения. Например, «Северсталь» выстроила собственную дистрибуционную сеть и недавно запустила подобную для малого и среднего бизнеса. У компаний есть возможность сделать заказ от 1 товарной единицы.
Наличие альтернативных постоянных поставщиков – это минимизация рисков срыва поставки и возможность выбора оптимального качества и лучшей цены в моменте времени. Но все же особое внимание стоит уделять именно качеству: более высокая цена на более качественный металлопрокат окупается с лихвой в случаях поломки вашего оборудования или поставки некачественного продукта вашему клиенту.
Другой вариант оптимизации издержек на закупку — участие в аукционах и специальных предложениях. Это может быть актуально, так как не всегда в производстве требуется высококачественный ГОСТ-металлопрокат. Например у «Северсталь» данное решение автоматизировано и проводятся в онлайн формате, что позволяет экономить не только на затратах, но и на времени.
Не менее важным решением может стать пересмотр процесса взаимодействия с текущими поставщиками на предмет максимальной выгоды условий сотрудничества. Многие производители предлагают ретробонусы, системы накопления баллов или программы лояльности. Например, поставщик кровельных и фасадных решений «Металл Профиль» позволяет накапливать баллы и взамен первыми получать информацию о специальных предложениях. «Северсталь» предлагает своим клиентам стать участниками и, в частности, снижать затраты на приобретение и доставку металлопродукции или её хранение на складе.
В целом же, мы рекомендуем систематизировать работу с поставщиками и управление портфелем поставщиков, что подразумевает прозрачный процесс их ценообразования, комплексный анализ с учетом услуг и сервисов, оценку потенциальных рисков.
Принципы категорийного менеджмента
Следующим шагом более тесного взаимодействия между поставщиком и заказчиком может стать внедрение категорийного менеджмента, концепция которого была разработана Procter&Gamble в 1990-х годах. Её суть заключается в объединении схожих по различным свойствам закупочных материалов и управлении не отдельными сырьевыми группами, а более крупными структурами, то есть категориями.
В рамках концепции каждая категория выступает в роли отдельной бизнес-единицы. Управление этой бизнес-единицей подразумевает оценку ключевых показателей эффективности не для отдельной закупочной единицы, а для всей категории. Если это перевести на язык компаний переработчиков металлопроката, то оценивать поставщиков необходимо сквозь набор продуктов для производства конкретного готового изделия. Эффективнее привлекать поставщика, который дает оптимальные условия на весь набор материалов. С одной стороны — это оптимизирует логистику и позволяет обеспечить лучшую цену, а с другой — минимизирует документооборот и время на закупку и поиск необходимых материалов.
Ряд поставщиков уже оценили эффективность данного подхода и проактивно предлагают своим клиентам комплексные решения. И если в таких сегментах как ИТ пакетные предложения уже норма (вспомним Windows или 1С), то в металлургию этот тренд только проникает. «Северсталь» сформировала отраслевые металлопроката для разных производственных ниш – для производителей заборов, кровли, металлоконструкций, ЛСТК и т.п.
Управление финансами
В кризис заказчики неохотно идут на предоплату, поэтому производители сталкиваются с необходимостью закупать сырье и материалы для выполнения заказа на свои оборотные средства, которых естественным образом не хватает, особенно, если бизнес небольшой. На привлечение заемных средств уходит много времени, при этом условия предлагаются невыгодные, а усилий на переговоры, изучение договоров и сбор необходимых документов тратится много.
Однако есть альтернативное решение — выбор поставщика с собственной программой или финансовым решением. Распространенная ранее механика в сегменте FMCG и ретейла распространилась и на отрасли тяжелой промышленности и металлургии. Например, «Северсталь» совместно со Сбербанком разработали комплекс в виде совместных программы кредитования под конкретную цель — закупка металла. Клиенту присваивается повышенный скоринговый балл, а его заявка проходит рассмотрение в ускоренном режиме. В данный момент доступны три варианта финансовых инструментов. Во-первых, бесплатная отсрочка платежа для тех, кому срочно нужен кредит, но нет времени на долгие процедуры одобрения. Клиент получает кредитную карту, оплачивает ей прокат и погашает кредит в течение 50 дней бесплатно. Вторая опция – банковская гарантия до 50 млн руб. под 4% годовых. Она позволяет приобрести металлопродукцию по постоплате. Третий вариант –универсальный кредит до 30 млн рублей от 11% годовых, благодаря которому появляется возможность свободно распределять средства в рамках выданной суммы.
Автоматизация процессов
Один из наиболее востребованных способов — это автоматизация закупок. Для этого могут применяться системы автоматизации закупочной деятельности (САЗД) — «Фогсофт», «Норбит», ERP-системы с модулями управления взаимодействия с поставщиками («1С», SAP, Directum). Однако таких решений требует значительных инвестиций.
Другое решение — сервис для обмена электронными документами напрямую между ИТ-системами покупателя и поставщика. В таком случае заказ буквально передается в производство нажатием одной кнопки, причем на стороне заказчика. Практика показывает, что проще и быстрее всего это сделать через компанию СКБ.Контур. К преимуществам сервиса можно отнести значительное сокращение времени на формирование заказов и их подтверждений в учетной системе, работу в едином каталоге продукции на базе интернет-магазина или по номенклатуре, отслеживание поступления на склад по штрих-кодам, исключение ошибок ручного ввода, загрузка цен поставщика.
Другое актуальное направление — внедрение электронного документооборота. СБИС или ДИАДОК — одни из самых распространенных и проверенных временем провайдеров. Таким образом может быть обеспечен простой и оперативный обмен юридически значимыми документами между компаниями. Новый формат позволяет перейти на удаленную работу не только бухгалтерии, но и сотрудникам отдела закупок, снизить затраты на печать и отправку документов до 85%. Среди преимуществ сервиса можно выделить безопасный канал для передачи данных, единый архив документов и удобный поиск, снижение рисков по возмещению НДС и отсутствие значительных финансовых затрат.
В целом оптимизация закупок — эффективная стратегия, не требующая значительного привлечения дополнительных ресурсов для сохранения и развития бизнеса. Основными решениями в текущих обстоятельствах являются внедрение современных информационных технологий и пересмотр подхода к самому процессу закупок. Вместо ситуативного поиска наименьшей цены стоит использовать комплексный анализ предложений и делать выбор в пользу справедливой цены и стратегического партнерства.
Способы оптимизации закупок в кризис
Пандемия привела к значительному снижению потребительской активности, что отразилось на всей цепочке производителей. Однако наиболее сильный удар на себе почувствовали переработчики и профилировщики металлопроката в готовые изделия, как наиболее близкие к потребителю. Ситуация осложняется и тем, что, в отличие от крупных предприятий, у малого и среднего бизнеса практически отсутствует «подушка безопасности», и им приходится рассчитывать только на себя.
Тем не менее кризис создает условия для пересмотра сложившихся практик закупочной деятельности и оптимизации операционных процессов. Тот, кто сможет извлечь из этого непростого времени уроки, с одной стороны, легче его переживет, а с другой — получит преимущество перед конкурентами в будущем.
Говоря об оптимизации закупок, можно выделить два основных направления. Во-первых, улучшение условий приобретения сырья и материалов. Во-вторых, пересмотр и сокращение расходов на саму бизнес-деятельность.
Взаимодействие с поставщиками
Затраты на сырьё и материалы в себестоимости готовой продукции доходят до 70%. Регулярный мониторинг цен поставщиков, анализ их условий поставки, возможность воспользоваться дополнительными сервисами — необходимый минимум не только в условиях кризиса. При этом важно рассматривать весь набор условий в комплексе, не упуская из вида качество продукции и гарантии производителя. «Дешево и сердито» - это, как правило, не лучшее решение в долгосрочной перспективе. При этом для предприятия операционные расходы на обработку документации, доставку, склад, офисный персонал нередко оказываются сопоставимы со стоимостью самого материала. Для этого можно использовать и современные технологии и договариваться с поставщиком.
Оптимизация складских издержек
Для оптимизации складских издержек возможен заказ того количества материала, которое будет минимально необходимо для производства. Это позволит сэкономить и на остатках, и на их хранении. Такие условия предоставляют большинство дистрибуторов, но закупка малой партии у производителя маловероятна – это практически невозможно, если у комбината нет своей разветвлённой дистрибуционной структуры. Но есть исключения. Например, «Северсталь» выстроила собственную дистрибуционную сеть и недавно запустила подобную для малого и среднего бизнеса. У компаний есть возможность сделать заказ от 1 товарной единицы.
Наличие альтернативных постоянных поставщиков – это минимизация рисков срыва поставки и возможность выбора оптимального качества и лучшей цены в моменте времени. Но все же особое внимание стоит уделять именно качеству: более высокая цена на более качественный металлопрокат окупается с лихвой в случаях поломки вашего оборудования или поставки некачественного продукта вашему клиенту.
Другой вариант оптимизации издержек на закупку — участие в аукционах и специальных предложениях. Это может быть актуально, так как не всегда в производстве требуется высококачественный ГОСТ-металлопрокат. Например у «Северсталь» данное решение автоматизировано и проводятся в онлайн формате, что позволяет экономить не только на затратах, но и на времени.
Не менее важным решением может стать пересмотр процесса взаимодействия с текущими поставщиками на предмет максимальной выгоды условий сотрудничества. Многие производители предлагают ретробонусы, системы накопления баллов или программы лояльности. Например, поставщик кровельных и фасадных решений «Металл Профиль» позволяет накапливать баллы и взамен первыми получать информацию о специальных предложениях. «Северсталь» предлагает своим клиентам стать участниками и, в частности, снижать затраты на приобретение и доставку металлопродукции или её хранение на складе.
В целом же, мы рекомендуем систематизировать работу с поставщиками и управление портфелем поставщиков, что подразумевает прозрачный процесс их ценообразования, комплексный анализ с учетом услуг и сервисов, оценку потенциальных рисков.
Принципы категорийного менеджмента
Следующим шагом более тесного взаимодействия между поставщиком и заказчиком может стать внедрение категорийного менеджмента, концепция которого была разработана Procter&Gamble в 1990-х годах. Её суть заключается в объединении схожих по различным свойствам закупочных материалов и управлении не отдельными сырьевыми группами, а более крупными структурами, то есть категориями.
В рамках концепции каждая категория выступает в роли отдельной бизнес-единицы. Управление этой бизнес-единицей подразумевает оценку ключевых показателей эффективности не для отдельной закупочной единицы, а для всей категории. Если это перевести на язык компаний переработчиков металлопроката, то оценивать поставщиков необходимо сквозь набор продуктов для производства конкретного готового изделия. Эффективнее привлекать поставщика, который дает оптимальные условия на весь набор материалов. С одной стороны — это оптимизирует логистику и позволяет обеспечить лучшую цену, а с другой — минимизирует документооборот и время на закупку и поиск необходимых материалов.
Ряд поставщиков уже оценили эффективность данного подхода и проактивно предлагают своим клиентам комплексные решения. И если в таких сегментах как ИТ пакетные предложения уже норма (вспомним Windows или 1С), то в металлургию этот тренд только проникает. «Северсталь» сформировала отраслевые металлопроката для разных производственных ниш – для производителей заборов, кровли, металлоконструкций, ЛСТК и т.п.
Управление финансами
В кризис заказчики неохотно идут на предоплату, поэтому производители сталкиваются с необходимостью закупать сырье и материалы для выполнения заказа на свои оборотные средства, которых естественным образом не хватает, особенно, если бизнес небольшой. На привлечение заемных средств уходит много времени, при этом условия предлагаются невыгодные, а усилий на переговоры, изучение договоров и сбор необходимых документов тратится много.
Однако есть альтернативное решение — выбор поставщика с собственной программой или финансовым решением. Распространенная ранее механика в сегменте FMCG и ретейла распространилась и на отрасли тяжелой промышленности и металлургии. Например, «Северсталь» совместно со Сбербанком разработали комплекс в виде совместных программы кредитования под конкретную цель — закупка металла. Клиенту присваивается повышенный скоринговый балл, а его заявка проходит рассмотрение в ускоренном режиме. В данный момент доступны три варианта финансовых инструментов. Во-первых, бесплатная отсрочка платежа для тех, кому срочно нужен кредит, но нет времени на долгие процедуры одобрения. Клиент получает кредитную карту, оплачивает ей прокат и погашает кредит в течение 50 дней бесплатно. Вторая опция – банковская гарантия до 50 млн руб. под 4% годовых. Она позволяет приобрести металлопродукцию по постоплате. Третий вариант –универсальный кредит до 30 млн рублей от 11% годовых, благодаря которому появляется возможность свободно распределять средства в рамках выданной суммы.
Автоматизация процессов
Один из наиболее востребованных способов — это автоматизация закупок. Для этого могут применяться системы автоматизации закупочной деятельности (САЗД) — «Фогсофт», «Норбит», ERP-системы с модулями управления взаимодействия с поставщиками («1С», SAP, Directum). Однако таких решений требует значительных инвестиций.
Другое решение — сервис для обмена электронными документами напрямую между ИТ-системами покупателя и поставщика. В таком случае заказ буквально передается в производство нажатием одной кнопки, причем на стороне заказчика. Практика показывает, что проще и быстрее всего это сделать через компанию СКБ.Контур. К преимуществам сервиса можно отнести значительное сокращение времени на формирование заказов и их подтверждений в учетной системе, работу в едином каталоге продукции на базе интернет-магазина или по номенклатуре, отслеживание поступления на склад по штрих-кодам, исключение ошибок ручного ввода, загрузка цен поставщика.
Другое актуальное направление — внедрение электронного документооборота. СБИС или ДИАДОК — одни из самых распространенных и проверенных временем провайдеров. Таким образом может быть обеспечен простой и оперативный обмен юридически значимыми документами между компаниями. Новый формат позволяет перейти на удаленную работу не только бухгалтерии, но и сотрудникам отдела закупок, снизить затраты на печать и отправку документов до 85%. Среди преимуществ сервиса можно выделить безопасный канал для передачи данных, единый архив документов и удобный поиск, снижение рисков по возмещению НДС и отсутствие значительных финансовых затрат.
В целом оптимизация закупок — эффективная стратегия, не требующая значительного привлечения дополнительных ресурсов для сохранения и развития бизнеса. Основными решениями в текущих обстоятельствах являются внедрение современных информационных технологий и пересмотр подхода к самому процессу закупок. Вместо ситуативного поиска наименьшей цены стоит использовать комплексный анализ предложений и делать выбор в пользу справедливой цены и стратегического партнерства.
Автор – отраслевой эксперт Лилия Изгалина